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SISTEMA DI GESTIONE PRIVACY
REG. UE 679/2016
INFORMATIVA SITO (ART. 13 - 14)
REV. 0 DEL 28.03.22

Ai sensi dell’art. 13 del regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27/04/2016, di seguito GDPR, la Società HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L., in qualità di titolare, La informa di quanto segue:

A) Finalità del trattamento dei dati e base giuridica

I Suoi dati personali sono trattati da HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. in qualità di titolare del dato, per le seguenti Finalità:
A1) Prenotazione del soggiorno ed erogazione dei servizi prenotati
I dati personali comunicatici e raccolti in fase di prenotazione in occasione del soggiorno o anche successivamente, sia on line che interagendo con il nostro Ufficio Booking, con il nostro Servizio Clienti  o anche presso la struttura di soggiorno - vale a dire dati personali anagrafici, informazioni di contatto, dati riguardanti i servizi prenotati, dati fiscali, dettagli del pagamento, richieste speciali, segnalazioni sui servizi fruiti e qualunque altro dato strettamente necessario sia per l’erogazione dei servizi prenotati che per la gestione del rapporto contrattuale, anche in fase post vendita - saranno utilizzati per adempiere ai vigenti obblighi normativi, contabili e fiscali e per finalità connesse alle reciproche obbligazioni derivanti dal rapporto contrattuale (per es. per assisterla nelle prenotazioni, anche future, per proporle servizi in upgrade, per erogare  i servizi richiesti, per soddisfare le sue esigenze durante il soggiorno, per trattare le segnalazioni da lei espresse, per predisporre un conto dettagliato, per inviarle informazioni utili relative al soggiorno nei giorni che precederanno il suo arrivo tramite servizi di messaggistica istantanea o mediante sms, telefono o email);
A2) Per le finalità specifiche per le quali i dati sono stati forniti volontariamente
I suoi dati personali forniti o raccolti quando richiede un servizio specifico (ad esempio richiedendo un preventivo, rappresentando esigenze, domandando informazioni, iscrivendosi alla News, presentando reclami) - vale a dire informazioni personali, di contatto e dati strettamente necessari per dare seguito alla richiesta - saranno utilizzati per:
a. fornire i servizi richiesti (ad esempio, rispondere a una domanda o richiesta di contatto, fornire informazioni, organizzare il servizio richiesto, assisterla e gestire eventuali reclami ricontattarla via sms o telefonicamente o tramite servizi di messaggistica istantanea nel caso in cui non sia stato possibile rispondere a una sua chiamata);
b. inviarle un preventivo, fornirle chiarimenti e completare la vendita;
c. consentire l’uso della rete wi-fi;
d. consentire l’erogazione del servizio di assistenza medica;
e. consentire la partecipazione a iniziative riservate ai clienti;
f. consentire la gestione delle pagine Social dell’HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. e l’interazione con gli utenti;
g. collocarla in lista d’attesa per la struttura da lei individuata. Nei casi di indisponibilità, il titolare potrà, sulla base del legittimo interesse, ricontattarla per proporle una struttura alternativa.;
A3) Per le finalità di marketing
I suoi dati personali di contatto quali nome, cognome, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica, numero telefonico fisso e mobile, data di nascita, struttura e anno di soggiorno, potranno essere utilizzati per contattarla telefonicamente o inviare, presso il suo domicilio o presso la casella di posta elettronica o via sms, anche in modo automatizzato, informazioni, offerte, sconti, periodica documentazione - anche pubblicitaria e anche edita e inviata da terzi (ad esempio a mezzo di pubblicazioni periodiche) – sui prodotti e servizi nell’interesse proprio o di altre società. Tali dati saranno altresì utilizzati per inviarle prodotti multimediali e auguri per le festività e per il compleanno dei componenti del nucleo familiare. Ulteriormente, i suoi dati potranno essere utilizzati per includerla tra i destinatari delle News dell’HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L.
A4) Per attività di profilazione diretta alla formulazione di offerte commerciali personalizzate
I dati personali forniti al momento del preventivo, dell’iscrizione alla news, della navigazione sul sito www.lemandrelle.it della prenotazione e/o del check-in, ecc, quali dati anagrafici, di residenza e di contatto, scelte di soggiorno (es. periodo, struttura, formula di vacanza prenotata), quelli che potremo acquisire nel corso del soggiorno stesso (es. richieste o necessità specifiche, valutazioni sui nostri servizi, note su abitudini di acquisto e di fruizione dei servizi) o anche successivamente (es. questionari di customer care), informazioni su attività e iniziative relative alla gestione dei rapporti con i clienti (es. data e categorie di tali attività realizzate o da realizzare e relativi risultati) potranno essere utilizzati per attività di profilazione diretta alla formulazione di offerte e iniziative commerciali personalizzate in linea con i suoi interessi nonché alla personalizzazione della navigazione del sito e/o dei nostri servizi in base alle preferenze da lei espresse.
A5) Per finalità di customer care
Il trattamento dei dati relativi alla prenotazione unitamente ai dati raccolti nell’ambito dell’attività di customer care, anche post vendita (per es. somministrazione di questionari e sondaggi in struttura, invio del questionario di gradimento dei servizi a mezzo mail, tramite contatto telefonico, sms, messaggistica istantanea ecc.), viene effettuata sulla base del legittimo interesse per gestire i reclami, rilevare la soddisfazione del cliente, garantire un riferimento informativo fisso e costante per l’ospite, individuare soluzioni e ambiti per il miglioramento.
A6) Adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come, ad esempio, in materia di antiriciclaggio);
A7) Esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;

B) Modalità di trattamento dei dati

I dati riguardanti la Sua persona saranno oggetto di trattamento in conformità alla normativa vigente soprariportata. In particolare, i dati personali verranno trattati mediante strumenti manuali e informatici e/o telematici, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei medesimi, nonché la piena osservanza di legge.

C) Categorie di dati e relativa provenienza

La Società potrà raccogliere e utilizzare diversi tipi di dati personali a seconda delle specifiche finalità perseguite e di seguito descritte:
a. informazioni personali, quali nome, cognome, età/data di nascita, luogo di nascita, estremi del documento di identità;
b. informazioni di contatto, quali indirizzo di residenza, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero di cellulare;
c. informazioni sul pagamento, quali strumenti di pagamento (carta di credito o di debito, bonifico bancario, ecc..) e relativi dati;
d. informazioni relative ai servizi acquistati, quali struttura e data di soggiorno, dettaglio dei servizi prenotati e relativi importi, valutazione sui servizi erogati, reclami, rimborsi, compagni di viaggio o altre informazioni relative ai servizi richiesti e che le normative vigenti consentono di raccogliere;
e. abitudini e profili, quali dati riguardanti i servizi prenotati (storico delle prenotazioni, inclusa struttura di soggiorno, servizi prenotati e relativi importi), informazioni su attività e iniziative relative alla gestione dei rapporti con i clienti (data e categorie di tali azioni realizzate o da realizzare e loro risultati), note su abitudini di acquisto o necessità speciali, altre informazioni che le normative vigenti consentono di raccogliere;
f. informazioni relative alla famiglia e ai componenti la stessa prenotazione, quali numero di figli, date di nascita e altri dati che le normative vigenti consentono di raccogliere;
g. dati di navigazione;
h. nel caso usufruisca del servizio medico: dati relativi al suo stato di salute.

D) Natura del conferimento dei dati

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato unicamente da personale autorizzato e da eventuali soggetti esterni appositamente nominati responsabili del trattamento e sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza. Avverrà sia su supporto informatico che cartaceo e in modo da garantire un’adeguata sicurezza dei suoi dati personali da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o danno accidentale, mediante misure tecniche e organizzative adeguate.
Nell’improbabile eventualità in cui la Società ritenga che la sicurezza dei suoi dati personali in suo possesso o sotto il suo controllo sia stata o possa essere stata compromessa, la informerà dell'accaduto secondo le modalità previste dalla legge vigente, utilizzando i metodi da essa prescritti.
Con riferimento alle finalità di cui ai punti A1), A2), A5), A6) ed A7), il trattamento dei suoi dati personali per tali finalità non necessita di consenso in quanto necessario per adempiere a obblighi di legge e all’esecuzione del contratto di soggiorno, l’eventuale rifiuto potrebbe comportare l’impossibilità di ospitarla (per esempio con riferimento ai dati riportati sul documento di identità) o l’impossibilità di erogare i servizi richiesti.
Con riferimento alle finalità di cui ai punti A3) ed A4), il trattamento dei suoi dati personali per tali finalità necessita di consenso.

E) Ambito di comunicazione

I dati personali conferiti non saranno oggetto di diffusione, se non imposta da norme di legge o espressamente autorizzata, e potranno essere comunicati a soggetti che:
• operano in qualità di Autorizzati dal Titolare al trattamento per le finalità sopra indicate. A tal fine HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. garantisce che il personale interno è debitamente formato in merito all’importanza della protezione dei dati personali e che utilizza strumenti sicuri che si rendono necessari di volta in volta
• operano in qualità di Titolare autonomi del trattamento, qualora ciò risponda ad un obbligo di legge (ad es, Pubbliche Amministrazioni, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali; esercenti la professione di avvocato, per l’assistenza legale in eventuali controversie, istituti bancari, compagnie di assicurazione)
• operano in qualità di Responsabili esterni del Trattamento, ossia soggetti contrattualmente autorizzati che operano in nome e per conto di HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L., impegnati nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte (ad es. società che si occupa dei servizi contabili e amministrativi, società di cui HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. si avvale per l’erogazione dei suoi servizi).
Tali società, enti e organizzazioni riceveranno esclusivamente i dati personali necessari per espletare i servizi concordati o per adempiere agli obblighi di legge e non saranno autorizzate ad utilizzarli per qualunque altra finalità.
La Società potrà inoltre comunicare i suoi dati personali a terzi laddove previsto dalla normativa vigente (ad es. autorità di pubblica sicurezza, enti locali), in caso di procedimenti legali, in risposta a una richiesta proveniente dalle forze dell'ordine che si fondi su basi legittime, per proteggere i diritti, la privacy, la sicurezza o le proprietà della Società o del pubblico. Inoltre, nella misura consentita dalla legge, la Società potrà comunicare i dati personali a terzi in caso di denunce relative all’utilizzo dei Siti Web o della rete wi-fi, laddove ritenuto necessario per indagare, prevenire o adottare misure riguardanti attività illecite e frodi sospette.
L’elenco completo dei responsabili del trattamento designati e dei soggetti terzi a cui vengono comunicati i dati può essere ottenuto utilizzando i contatti indicati nella presente informativa.

F) Tutela della privacy dei minori

Il sito Web si rivolge ad un pubblico generico, tuttavia i suoi servizi sono destinati a persone di età pari o superiore a 18 anni. La Società non richiede, raccoglie, utilizza e divulga deliberatamente dati personali forniti da persone di età inferiore a 18 anni online o presso le strutture turistiche, se non previsto dalla legge.
Nel caso in cui non abbia l'età richiesta, è pregato di non effettuare prenotazioni online e di chiedere ad un adulto (ovvero ai propri genitori o al proprio tutore) di eseguire le procedure necessarie.

G) Social Media
È libero di condividere i suoi dati su una piattaforma di social network mediante il relativo plug-in integrato all’interno del sito www.lemandrelle.it, non si dimentichi però che i social media non sono soggetti alla nostra privacy policy e quando accede al sito attraverso l’account di un social media o condivide informazioni mediante un plug-in collegato a un social network, i suoi dati personali sono raccolti, usati e condivisi direttamente dalle piattaforme dei social media in base alla loro privacy policy; al riguardo, richiamiamo la sua attenzione sul fatto che in conformità a tali policy, le sue attività sul nostro sito potrebbero essere condivise e visualizzate da altri utenti del social network attraverso il quale ha scelto di registrarsi/loggarsi ai nostri servizi.
La informiamo inoltre che HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. potrebbe utilizzare sul proprio social wall o sulle proprie pagine social media (Facebook ed Instagram) le immagini ed i video da lei pubblicati, postati e condivisi.

H) Periodo di conservazione

In conformità al principio di “limitazione della conservazione” di cui all’art. 5, del Regolamento (UE) n. 679/2016 (GDPR), tenuto conto degli scopi per cui sono stati raccolti, dell’adempimento degli obblighi di legge, ovvero della tutela dei diritti del Titolare, tali dati saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario (ad es. 10 anni per finalità contabili, per la durata dell’obbligo di conservazione per finalità fiscali, per il tempo necessario a rispondere alla sue richieste e fino al termine del soggiorno richiesto in caso di preventivo, oppure, nel caso dei trattamenti per finalità di marketing e dell’iscrizione alle News, fino a revoca e, comunque, non oltre 10 anni dall’ultima richiesta, e, alla scadenza di tale termine, saranno cancellati o anonimizzati in modo permanente), ovvero per consentire alla Società di mantenere una prova dei rispettivi diritti e obblighi.
Le comunichiamo infine che i dati raccolti per finalità di profilazione a fini commerciali nei termini indicati saranno conservati per un periodo di massimo due anni, al termine dei quali saranno automaticamente cancellati ovvero resi definitivamente anonimi, salvo esigenze imposte dalla normativa vigente. Il consenso al trattamento da lei prestato resterà valido fino a revoca e consentirà comunque di effettuare trattamenti con riferimento a dati raccolti nei termini di due anni.

I) Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:
1.  ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2.  ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o autorizzati;
3.  ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4.  opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
5.  Diritto alla rettifica dei suoi dati personali nel caso in cui siano modificati e non rispondenti a quelli precedentemente acquisiti o comunicati (art. 16)
6.  Diritto alla cancellazione dei dati (“diritto all’oblio” art. 17). HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L., se sussiste uno dei seguenti casi, procede alla cancellazione del dato da tutti i data base e gli archivi dove lo stesso è contenuto:
a)     i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
b)    l’interessato revoca il consenso e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
c)     l'interessato si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2;
d)    i dati personali sono stati trattati illecitamente;
e)     i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
f)     i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all'articolo 8, paragrafo 1.
7.  Diritto di limitazione di trattamento (art. 18). L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d) l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.
8.  Diritto di opposizione (art. 21-22): L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.  HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L. non sottopone i dati a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.
Proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – con sede in Roma, Piazza Monte Citorio n.121 - www.garanteprivacy.it );

J) Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati personali

Il Titolare del Trattamento è HOTEL VILLAGGIO LE MANDRELLE S.R.L., con sede legale in Vico Santa Maria a Cappella Vecchia n. 11, 80121 Napoli (Na) e sede operativa in SS 18 – Località Marinella Olivo - 87032 Amantea (Cs), avente P. Iva 01228000780 e C.F. 00756010195.
Il Titolare può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: info@lemandrelle.it